遠端工作三年後,我學到了這些

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※以下文章譯自Raghav Mathur的I’ve been working remotely for 3+ years. Here’s what I’ve learned.一文。

遠端工作三年後,我學到了這些。

上面這張照片相當罕見。我一年大概最多與我的組員碰面四次。我過去在Black Shell Media的這幾年裡,我們始終以遠端團隊的模式工作。既沒有實體辦公室,也沒有共享的工作空間,什麼都沒有。只有Skype和Google應用程式。我經常被問到我們身為全員遠端工作的團隊,如何保持有效的工作流程和完成項目。由於許多獨立開發者也是遠端工作,我想我可以分享一下如何使「分布式辦公室」(用來表示「穿著睡衣工作因為你在家作業」的花俏用詞)既有用又有效率。

制定時程。因為住家辦公室經常給人能隨心所欲在任何時候工作的印象,人們掉隊、變得自滿或怠惰的情況並不少見。在Black Shell Media,我們沒有嚴格的「上班」和「下班」時間,但我們對於工作流程的確有一定程度的共識。

我們通常將上午10時至下午6時(PST)的這段時間,稱為我們的「責任時間」──團隊中任何人、任何客戶或合作夥伴,都應該能在30分鐘內,甚至及時透過通訊軟體或電話找到你。我們在這段時間內回應商務通話,並經常透過文字訊息讓組員知道我們這一天的進展。我們每周也留下一小時半的時間,以便同時參與周會。但我們會根據每周待討論事項的多寡調整時長。這些例行會議有助於讓團隊保持同步,並且能被當成每周的「跟進」機會,好讓每個人都能詳細闡述他們的工作進程。

擁有時程表不僅對團隊整體來說很重要,也對每名組員有重大意義。絕大多數的日子裡,我會設定鬧鐘,好讓自己能及早起床吃早餐、準備,而且在相當規律的時間開始工作。這讓我在維持工作節奏上大有助益,也確保我不會太過拖延。當然,這方法之所以行得通,是因為我有極高的自發性動機來完成工作(這公司是我創立的,你當然會希望我在乎它!)。

如果你很難遵照一套常規日程,那就試著記錄你每天「上下班」的時間。用個Google Doc檔案紀錄這件事,這樣一來你的團隊也能看見。這會讓你對團隊以及你自己負責──如果你知道有人會需要你的支援,你就更有可能會遵照某種時程。

讓所有人都負責。你不知道我們被迫放棄多少專案,就因為人們放棄了,或是直接失聯。在一個遠距團隊中,特別是大家都還沒賺大錢的起步階段,脫隊時常發生。擁有讓你自己和你的團隊負擔責任的體制,將非常有幫助。

我的團幾乎信了Trello神教。這是個超棒的系統,不僅允許每名團員擁有自己的待辦事項清單,還能共享待辦清單。所有在群組裡的人都能看見這些。這讓我們能評論夥伴的工作、分享點子、給予回饋並有效率地共享資源。去找一個相似並高度透明的管理系統,然後確保你知道團隊中其他人在做什麼。這對一名經理或總監尤其重要,但就算是普通團隊成員,也能確保自己感受到團隊的協同效應,並知道其他人在做什麼。看著夥伴達成並劃掉代辦清單上的項目,並針對人們的工作成果給予回饋──這不僅能高度激發動力,也能鼓勵所有團隊成員跟上進度。

我稍早提到的每周例會,也是個確保大家負擔責任的好方法。你最不希望看見的,就是人們在沒有知會的情況下直接消失。如果你培養出負責、透明,而且誠實的環境與心態,你會看見有形的正面成效。當我開始與Daniel工作時,我確保他很清楚我的工作流程和我的時程。如果我有私人事件或問題需要處理,我會在Trello提出,以便讓他知道接下來要找我會有點困難。如果我全心投注於某項專案,我一定會在每周例會特別提出,如此一來,他就能支援其他落後的進度。

這些責任負擔體制並不僅是管理大家的工作流程,並確保沒人會搞你──這是為了建立信任感,以及一個人們覺得自己的關心與想法被重視的靈活工作環境。

最後一點:找到你生活與工作的平衡。Daniel和我熱愛在家工作,因為我們都對於自己做的事極度熱情,也希望每當靈感出現時,能在任何場所與時間完成工作。我經常以收發電子郵件或規劃下週工作來開始我的周六周日。我有點工作狂。

簡單來說,能遠距工作並自由調配時間(就算超過「普通」工作的時數),是我喜歡的方式。我絕不想讓人以為自己要一年之中每天工作24小時,就只因為他在家工作,而且理論上能隨時工作。你必須找到屬於你自己的平衡與時程,並想出適合你的模式。

如果你像Daniel和我一樣,是那種想要隨時上工的人,那當然很棒!如果你想要比較「傳統」的工作時數,以及徹底與工作切割的「下班時間」,那就這麼做!遠距工作的重點,就是在於尋找你效率最高的節奏。雖然我喜歡有時在周末與晚上工作,我也還是需要放鬆的時間,狠狠放鬆。如果我在工作,我就在工作。如果我出去玩,我就出去玩。我會確保我盡力區隔工作時間與玩樂時間,就算我有時得長時間工作而玩得不多。(我用了很多次「時間」……)

不要覺得自己晚上應該在五分鐘之內回覆電子郵件。不要覺得你該在周末投入額外的時間工作。做你覺得是對的事就好了。遠距工作讓你有隨心所欲增加工時的彈性。但你能這麼做,並不代表你應該這麼做。你不會想要身心俱疲。這種事我在幾個月前發生過。

我當時因為各種商業與私人專案而蠟燭兩頭燒,卻還遠行去找我的家人。我抵達我父母的房子,然後就崩潰了。我發現我正過度工作。我打電話給Daniel,告訴他我會暫時縮短工時因為我需要幾天的時間重整旗鼓。然後我就開始休息一段時間,並忽略我的眾多電子郵件與工作。重要事項我就指派代表或直接完成。

雖然那一段強制休息的時間對我有幫助,我倒希望我一開始就不必走到那步田地。我決心不再過度逼迫自己,也確保我有更多的休息與放鬆時間。我從沒感覺這麼好過!

好,就是這樣!我從遠距工作中學到的三件大事。有任何回饋請寄信給我,並告訴我你的經驗。你可以在 raghav@blackshellmedia.com 找到我,也告訴我──你是不是遠距工作者?你是否跟我一樣觀察到這些問題?什麼模式對你來說最好?

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